Die folgenden Module sind momentan für ITEMS verfügbar:
//Geräte
Ein komplettes System zur Organisation aller Geräte und Anlagen.
- Für alle Geräte können beliebige Stammdatenfelder definiert
werden, je nach zugeordneter Geräteklasse. Fest vorgegeben sind
Gerätenummer, Geräteklasse, Herstellerkennung, Modellnummer,
Seriennummer, CE-Zertifizierungs-Stellen, Lieferant,
Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Garantiedatum, Position,
Ansprechpartner, Kostenstelle, Bemerkung, Status
- Gleichzeitige Änderung vieler Geräte mit einer einzigen
Bearbeitung möglich
- Zuordnung alle mit dem Gerät verbundenen Vorfälle
(Reparaturkosten, Leistungen, Verträge, Tickets, Transporte,
Aufträge, Prüfungen), Grundlage für
Wirtschaftlichkeits-Betrachtungen von Reparaturen und
Ersatzbeschaffungen
- Unterordnung oder Verbindung von Geräten möglich, auch
mit automatischer Datenübernahme aus dem übergeordneten
Gerät
- Ausdruck von Barcode-Aufkleber
- Anfügen von Anhängen an einzelne Geräte (oder
gleichzeitig an mehrere Geräte), oder Anfügen an Geräteklassen
möglich. Bei letzterem werden diese Anhänge bei jedem Gerät
angezeigt.
- Import von Scans (z. B. Prüfprotokolle) und Zuordnung an
verschiedene Geräte möglich
- Zentrale Verwaltung der Geräteklassen (Geräteart,
Gerätetyp, Hersteller). Organisation aller Geräte nach diesen
Geräteklassen, und weitere Einteilung in beliebige Gruppen von
Geräteklassen. Bemerkungen für Geräteklassen werden bei jedem
Gerät angezeigt.
- Zentrale Verwaltung der Geräteklassen-Gruppen (Zusammenfassung
von Geräteklassen)
- Generierung und Aktivierung von neuen Gerätenummern
(zufällig oder sprechend)
- Übernahme bestehender Gerätestammdaten (Geräte klonen)
//Gerätesicherheit
Wartungsplanung, Dokumentation sicherheitstechnischer Kontrollen,
und Umsetzung aller Vorgaben des Gerätesicherheitsgesetzes (GSG)
und der MPBetreibV.
Gerätebuch bezüglich der Medizingeräte nach
Produktsicherheitsgesetz (ProdSG), Medizinproduktegesetz (MPG) und
Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV).
//Prüf-Charakteristiken
- Erfassung und Bearbeitung von Prüfcharakteristiken (z. B.
STK nach MPBetreibV §6, Druckbehälterprüfung usw.) mit der
Zuordnung zu Geräteklassen
- Einzelne Geräte (z.B. Geräte in der Forschung oder
Tierhaltung) können explizit hinzugefügt oder ausgenommen
werden
- Zuordnung von Prüfturnus und Prüfer
//Anstehende Prüftermine
- Filtermöglichkeit der anstehenden Prüftermine (z. B.
nächste Prüfung fällig, Geräteklasse, Position, Prüfer usw.)
- Das Ergebnis der Suche kann direkt in ein Ticket und
Auftrag übernommen werden
//Prüfdatenimport
- Prüfdaten können von externen Prüfern (z.B. Dräger, aus
Fundamed, etc.) hochgeladen und anschließend in ITEMS durch
berechtigte Benutzer verifiziert und eingespielt werden
- Erforderliche Reparaturen werden automatisch mittels Ticket
erfasst
- Alle von Xfer unterstützten Format sind möglich
- Übernahme und statistische Auswertung der Prüfkosten
//Prüfdatenerfassung
- Manuelle Erfassung von Einzelprüfungen
- Automatische und direkte Übernahme von Einzelprüfungen
aus geeigneter Prüf-Software
//Einweisungen
- Anzeige der Geräteklassen, für die der angemeldete
Benutzer Einweisungen erhalten hat und für welche nicht
- Zuordnung der Gruppenverwalter, Geräteklassen,
Abteilungen, Positionen und Mitglieder
- Automatische Zuordnung der jeweils Geräteklassen,
entsprechend der in den Einweisungsgruppen erfassten Positionen
- Geplante und bereits erfolgte Einweisungen mit
Teilnehmerlisten
- Zuordnung der für Einweisungen beauftragten Personen nach
MPBetreibV
//Helpdesk
Die universelle und anpassbare Lösung für die Störungsannahme
und -bearbeitung von in ITEMS oder einem Fremdsystem geführten
Geräten oder Anlagen. Benutzer erfassen dezentral vor Ort über das
Intranet Trouble-Tickets, die automatisch an die zuständigen
Abteilungen weitergeleitet werden. Jeder Benutzer kann jederzeit
den Bearbeitungsstand seines Trouble-Tickets abrufen, Rückfragen
stellen, Anhänge anfügen usw.
//Vorfälle
- Erstellmöglichkeit mit oder ohne Assistent
- Vorgaben (Position, Kostenstelle, Ansprechpartner,
Bearbeitungsgruppe) je nach angemeldeten Benutzer bzw.
ausgewähltem Gerät
- Priorität setzen (bei höchster Priorität spezielle
Benachrichtigung an voreingestellte Bearbeiter)
- Kunden können Beschreibungen anfügen (ggf. bereits
abgeschlossene Tickets werden dann automatisch wieder eröffnet)
- Benachrichtigung bei Ticketerstellung, anfügen
Beschreibung und Ticketabschluss
- Anhänge anfügen (Protokolle, Rechnungen, Serviceberichte,
Bilder, Anleitungen usw.) mit Vergabe von Lese-Berechtigungen
- Leistungserfassung (Grundlage für interne
Leistungsverrechnung)
- Vergabe von Schlagwörtern
- Kundenzufriedenheits-Umfragen
- Erstellen von Untertickets mit der Übernahme der Daten
des übergeordneten Tickets
- Intelligente Erkennung während der Erstellung, ob für dieses
Problem bereits ein Ticket besteht
- Beliebige Typen von Vorfällen frei definierbar; voreingestellt
sind Tickets, Bauunterhaltsanzeigen und Transporte
//Monitor
- Für alle Typen von Vorfällen
- Automatische Aktualisierung nach einer einstellbaren Zeit
- Automatisches reservieren und ausdrucken
//Arbeitszeitauswertung
- Auswertung der dokumentierten Leistungen nach
Bearbeitungsgruppe oder die eigenen Leistungen
//Statistik
- Auswertungen nach sehr vielen Kriterien möglich (z. B.
Bearbeitungsgruppe, Schlagwort, Zeitraum, Tracking usw.)
//Auftragswesen
- Externe Aufträge an Dienstleister
- Übernahme der im Ticket erfassten Daten
- Vorgaben (Auftragstyp, Bearbeitungsgruppe, Lieferadresse,
Auftragskürzel) je nach angemeldeten Benutzer und
Auftragstyp
- Hinweis wenn für ein Gerät noch Garantie besteht
- Vergabe eines veranschlagten Betrags, womit einer
vorherige Freigabe durch bestimmte Benutzer oder Gruppen
notwendig wird.
- Vorschlag der zu beauftragenden Firma aufgrund der
Geräteklasse
- Benachrichtigung des Auftragserstellers nach der zweiten
erfolgreichen Freigabe
- Schnittstelle zu SAP für Buchungsbelege etc.
//Notfallalarmierung
Das Notfallalarmierungsmodul bietet eine komplette Umgebung zur
dezentralen Verwaltung der Personen, die in einem Notfall via
z.B. Telefon alarmiert werden. In Zusammenarbeit mit einem
externen Alarmierungsdienstleister (der die benötigte
Telekommunikations-Infrastruktur zur Verfügung stellt) können
Sie damit je nach Schadenslage viele Tausend Mitarbeiter per
Knopfdruck kontaktieren.
Die gesamte Datenverwaltung erfolgt direkt durch die
betroffenen Personen selbst, Sie müssen also keine eigene
Arbeitskraft abstellen, nur um diese Daten zu pflegen.
//Personen
Jede zu alarmierende Person kann die eigenen
Kommunikationsmittel (wie Telefon, Fax, SMS und E-Mail) selbst
eingeben und verwalten. Die Authentifizierung erfolgt dabei über
Ihre bereits vorhandene Infrastruktur (z.B. Microsoft
ActiveDirectory oder einen LDAP-Server), so dass keine eigenen
Benutzerkonten eingerichtet werden müssen. Die Seite zur Eingabe
der Kommunikationsmittel ist so gestaltet, dass sie auch von wenig
technisch versiertem Personal bedient werden kann; in der Praxis
hat sich dieses System bereits mit mehreren Tausend Personen
unterschiedlichster Qualifikationen bewährt.
Gleichzeitig sind dann die eingegebenen Telefonnummern nur für
den jeweiligen Benutzer sichtbar. Alle datenschutzrechtlichen
Forderungen werden erfüllt.
Nach einem Alarm werden automatisch die Personen via E-Mail
benachrichtigt, die nicht erreicht werden konnten, um ihnen die
Möglichkeit zu geben, ihre Kommunikationsmittel zu ergänzen.
Unabhängig von einem Alarm wird in beliebigen Intervallen
geprüft, welche Personen zwar alarmiert werden sollen, aber
bisher noch keine Kommunikationsmittel angegeben haben, um diese
ebenfalls per E-Mail zu benachrichtigen.
//Gruppen
Personen werden anschließend in Gruppen zusammengefasst, aus denen
Sie dann wiederum einzelne Alarmierungsszenarien zusammenstellen
können, je nach Schadenslage.
Diese Gruppen werden ebenfalls verteilt verwaltet, von beliebig
vielen von Ihnen ernannten Gruppenverantwortlichen, die völlig
selbständig Mitglieder hinzufügen und entfernen können und andere
Parameter der Gruppe festlegen können.
Die Gruppenverantwortlichen können nach Alarmen die
Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter selbst kontrollieren, und so
gegebenenfalls einzelne Personen auffordern, ihre
Kommunikationsmittel zu korrigieren oder zu ergänzen. Dazu wird
nach jedem Alarm eine entsprechende Mitteilung automatisch an alle
Gruppenverantwortlichen gesendet. Der Gruppenverantwortliche kann
nur die Alarmierungsergebnisse der vom ihm betreuten Personen
einsehen, auch hier bleibt also der Datenschutz gewahrt.
Haben Sie beispielsweise Telefone, die von mehreren Personen
verwendet werden (wie Handys für Dienst-habende), können diese
auch von den Gruppenverantwortlichen angegeben und auf selbe
Art und Weise kontrolliert werden.
Fügt ein Gruppenverantwortlicher ein neues Mitglied hinzu,
das bisher noch nicht in der Notfallalarmierung war, wird diese
Person automatisch per E-Mail informiert, dass sie ab sofort
bei einem Alarm kontaktiert wird und nun Kommunikationsmittel
angegeben muss
Fügen Sie jemand als Gruppenverantwortlichen hinzu, wird dieser
ebenso automatisch benachrichtigt und informiert, dass er
ab sofort für die Verwaltung einer neuen Gruppe zuständig ist.
//Vordefinierte Szenarien
Mit zugeordneten Gruppen und Alarmierungseinstellungen (z. B.
Text, Zeit usw.).
//Alarmauslösung und -auswertung
Selbstverständlich können Sie auch direkt über das Modul
Notfallalarmierung Alarm für ein bestimmtes Szenario auslösen,
und können dann - je nach den Überwachungsmöglichkeiten des
ausgewählten Alarmierungsdienstleisters - direkt den
Alarmierungsstand verfolgen.
Alle ausgelösten Alarme werden dokumentiert und sind jederzeit
abrufbar.
//Architektur
Eine stark vereinfachte Abbildung der Architektur zeigt folgende
Grafik:
//Literatur
In Notfall + Rettungsmedizin 2007 erschien ein ausführlicher Bericht über das
System im Vergleich zu anderen großen Kliniken in München.
//Grundfunktionen
- Authentifizierung über vorhandene Infrastruktur
(ActiveDirectory, LDAP, etc.)
- Zugriff vom Internet aus möglich, z.B. über einen zweiten
Server in der DMZ
-
Bei allen relevanten Funktionen werden die Änderungen der
Benutzer ausführlich protokolliert. So wird genau aufgelistet,
zu welchen Zeitpunkt welches Feld von wem geändert wurde.
- Alle Suchergebnisse können exportiert werden
- Umfassende Berechtigungsverwaltung
- Persönliche Einstellungen für allen Tabellen (wie
Sortierung, Auswahl der anzuzeigenden Spalten) etc. werden
gespeichert